In unserem letzten Artikel haben wir unser aktuelles Projekt #Perspektivenwechsel bereits kurz vorgestellt. Für insgesamt drei Wochen wird die Marketing- und Vertriebsabteilung der Ghostthinker GmbH nun aus Lagos, Nigeria, geleitet. Mobile Office wird diese Form des Arbeitens genannt. Gemeinsam mit meinem Team wollen wir in diesen drei Wochen unsere Art der Zusammenarbeit besonders genau unter die Lupe nehmen und so Begriffe wie Arbeiten 4.0 oder New Work mit Leben füllen. Vor meiner Reise haben wir uns im Team verschiedene Beobachtungsaufgaben gegeben. Lisa Welde analysiert die Instrumente, die wir für unsere Zusammenarbeit verwenden und genau darum soll es in diesem Artikel zum #Perspektivenwechsel gehen.

Heute Augsburg morgen Lagos. So geht mobiles Arbeiten bei uns.

Unser Verständnis von Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten basiert auf den Möglichkeiten des cloud-basierten Arbeitens. Dieses “Cloud-Working” ermöglicht es uns, alles, was wir tun, dezentralisiert zu erledigen. Für diese Arbeitsform bedarf es zu Beginn eine umfassende Analyse der täglichen Arbeitsprozesse, um alle Tätigkeiten mit Hilfe einer geeigneten Online-Software erledigen zu können.
Programme und Anbieter für jegliche Art der Projektarbeit gibt es inzwischen en masse im Netz. Wichtig ist, das Ziel zu kennen und gemeinsam abzuwägen, mit welchem Anbieter sich alle im Team am wohlsten fühlen.
Wir Ghostthinker nutzen inzwischen an die zehn Plattformen bzw. Instrumente zur Koordination unserer täglichen Geschäfte. Einige davon spiegeln unsere Tätigkeiten direkt an das gesamte Team weiter. So entsteht eine spezielle Form der gegenseitigen Wahrnehmung und ein Gefühl für die jeweils aktuellen Projekte der anderen. Diese Form der gegenseitigen Kontrolle ist für uns, ein wichtiger Baustein im Rahmen der Qualitätssicherung. Manchmal habe ich das Gefühl, dass diese Form der Arbeit mehr Sicherheitsnetze hat, als das parallele aber nicht verknüpfte Arbeiten in gängigen Büros.

Die Qual der Wahl – Instrumente wie Sand am Meer

Was nutzen wir also täglich? Um unser gesamtes Team anzusprechen oder natürlich in, an und mit Videos zu arbeiten, sind wir aktiv in unserem Ghostthinker-Network in edubreak® . Unsere Customer-Relationship-Management-Software heißt Insightly, Aufgaben für uns oder für Kollegen legen wir in Trello auf gemeinsamen Boards an. Für die Terminierung von Arbeitszeiten, Meetings oder Urlaubszeiten nutzen wir den Google Kalender. Um einen Überblick über unsere Aktivitäten zu behalten, tracken wir Arbeitszeiten an Projekten in Vertrieb, Entwicklung und Marketing mit ManicTime. Für kollaboratives Arbeiten mit Shared Documents nutzen wir meist Google oder natürlich die Dropbox. Für den Austausch mit unseren KundInnen nutzen wir Online-Meeting-Dienste wie unseren edubreak® dialog, oder GoToMeeting. Für den internen Austausch fiel die Wahl auf Skype. Hierüber signalisieren wir auch unseren KollegInnen, ob wir gerade am Platz sind oder Zeit zum sprechen haben. Wenn uns eine Lösung nicht mehr als die richtige erscheint, stoßen wir sie wieder ab. Wichtiger Punkt – und der schwingt bei allem mit – ist die Sicherheit. Das beginnt bei einer teilbaren Lösung für unsere Passwörter und geht bis zur Verwaltung von Kundendaten.
Viele denken, wenn sie das Wort „Cloud” hören, zunächst erst an einmal an etwas Unsicheres. Das ist insofern nachvollziehbar, als das Ganze nur schwer greifbar ist. Aus diesem Grund wählen wir unsere Programme immer sehr sorgfältig aus und legen insbesondere beim Passwortschutz großen Wert auf sichere Verschlüsselung.

Einsam im Homeoffice?

Und was ist mit dem sozialen Miteinander in der Cloud? Oft höre ich von Bekannten und Freunden die Aussagen. „Wow, Vollzeit im Homeoffice, ist das nicht einsam?” Meist wird diese Frage ergänzt durch den Satz: „Ich könnte mich da wahrscheinlich nicht immer motivieren, konzentriert zu arbeiten!” Das finde ich wirklich spannend, denn dieses Problem hatte ich bisher noch nie. Gefühlt habe ich es nie mit Einsamkeit zu tun. Ich bin ständig im Austausch mit meinen KollegInnen und arbeite oft direkt parallel mit meinem Team an aktuellen Projekten. Und Motivation hängt aus meiner Sicht nicht mit der Arbeitsform Homeoffice zusammen, sondern mit der Beziehung zur Arbeit.
Vernetztes, cloud-basiertes Arbeiten schafft Raum für mehr: mehr Flexibilität, mehr Verantwortung und mehr Sicherheit. Und manchmal eben auch für mehr Meer!
In diesem Sinne, liebe Grüße nach Lagos in Rebeccas Mobile Office mit Strandblick.