So steigerst du deine Mitarbeiterbindung vom ersten Tag an und hältst sie hoch auch über den letzten Tag hinaus 

Vom Preboarding über das Onboarding und die laufende Zusammenarbeit bis hin zum Offboarding: Alle Phasen der Zusammenarbeit sind entscheidend, um die Mitarbeitererfahrung ganzheitlich positiv zu gestalten und die Organisation zu stärken. Jede Phase der Zusammenarbeit spielt also gerade deshalb eine wichtige Rolle, weil sie langfristig auf den Erfolg und die Zufriedenheit des einzelnen Mitarbeitenden einzahlt und schließlich den Erfolg und die Produktivität der gesamten Organisation fördert. 

Von Start bis Ende eine positive Erfahrung schaffen 

Pre- und Onboarding legen den Grundstein für eine reibungslose Integration, fördern Vertrauen und Motivation und schaffen eine Basis für produktive Arbeitsbeziehungen. Gleichzeitig gewährleistet ein durchdachtes Offboarding einen wertschätzenden und datenschutzkonformen Abschied, der die Tür für zukünftige Zusammenarbeit offen hält und die Organisation nachhaltig stärkt. 

Doch wie begleitet eine Organisation ihre Mitarbeitenden erfolgreich durch alle Phasen der Zusammenarbeit und welche Zielsetzungen verfolgen die einzelnen Abschnitte? 

1. Phase: Preboarding – Vom Job-Zusage bis zum Job-Einstieg

In der Preboarding-Phase, die mit der Jobzusage beginnt und bis zum ersten Arbeitstag reicht, geht es vor allem darum, den neuen Mitarbeitenden optimal auf den Einstieg vorzubereiten.

Anforderungen:

• Allgemeine Informationen zum Start (wie Arbeitszeiten, Dresscode etc.)

• Benötigte Dokumente wie Verträge oder Bescheinigungen

• Organisatorische Einordnungen, damit der*die neue Mitarbeitende die Struktur der Organisation versteht

• Schaffung von Awareness bei den zukünftigen Kolleg*innen, um das neue Teammitglied willkommen zu heißen

• Erstes Connecten mit der neuen Kolleg*in via Social Networks wie z.B. LinkedIn

Zuständigkeit: Wer übernimmt die Verantwortung für die Kommunikation und Bereitstellung dieser Informationen?

Ziel und Wirkung:

• Ein klarer Ablauf sorgt für Sicherheit und Vorfreude

• Es wird eine Orientierung geschaffen, die den Einstieg erleichtert

• Ein professioneller Preboarding-Prozess steigert die Professionalität der Organisation und schafft Vertrauen

• Intensiver Austausch und erste Verbindungen stärken die Mitarbeiterbindung, noch bevor der erste Arbeitstag stattgefunden hat

 

2. Phase: Onboarding – Vom Job-Einstieg bis zur aktiven Arbeit

Das Onboarding startet mit dem ersten Arbeitstag und endet, wenn der*die neue Mitarbeitende vollständig in die Arbeitsabläufe integriert ist.

Anforderungen:

• Der erste Tag in der Organisation: Begrüßung und Einführung in die Organisation

• Orientierung: Wer ist für was zuständig? (Ansprechpartner*innen)

• Arbeitsplatz einrichten: Zugriff auf Tools, Unterlagen und Einführung ins Ablagesystem sowie Datenschutzrichtlinien

• Verständnis der eigenen Rolle: Welche Themen gehören zu meiner Funktion? Was sind die Erwartungen an mich?

• Unterstützung finden: Wo finde ich Hilfe bei Fragen oder Herausforderungen?

• Rechtliche Rahmenbedingungen klären

• Teilnahme an offiziellen Schulungen der Organisation

• Gibt es eine Gruppe Gleichgesinnter, in der man sich austauschen kann?

• Offiziellen Abschluss der Einarbeitung kommunizieren

Ziel und Wirkung:

• Wertschätzung durch eine gut organisierte Einarbeitung

• Orientierung durch klare Strukturen und Ansprechpartner*innen

• Qualitätssteigerung durch gezielte Schulungen und Unterstützung

• Freude und Motivation durch ein positives Einstiegserlebnis

• Passung zwischen der Rolle und den eigenen Fähigkeiten und Erwartungen

• Höhere Produktivität auf Grund passender Aufgaben 

 

3. Phase: Laufende Förderung – Von der aktiven Arbeit bis zum Austritt

Die Phase der laufenden Förderung beginnt, sobald der*die Mitarbeitende vollständig integriert ist, und begleitet ihn*sie während der gesamten Zeit im Unternehmen.

Anforderungen:

• Regeländerungen: Wie erfahre ich von Änderungen, die meine Tätigkeit betreffen?

• Soft/Future Skills: Welche Kompetenzen helfen mir, meine Arbeit erfolgreich auszuführen und mich weiterzuentwickeln?

• Engagement fördern: Wie kann ich andere für diese Art von Tätigkeiten begeistern?

Ziel und Wirkung:

• Eine langfristige Bindung an die Organisation wird aufgebaut

• Das Engagement der Mitarbeitenden wird gestärkt

• Nachwuchsförderung wird durch die Begeisterung und Weitergabe von Wissen unterstützt

 

4. Phase: Offboarding – Vom Austritt bis zum Ende der Zusammenarbeit

Das Offboarding ist genauso wichtig wie das Preboarding und Onboarding, um einen reibungslosen und wertschätzenden Austritt sicherzustellen.

Anforderungen:

• Informationsübergabe: Welche Informationen und Dokumente bleiben in der Organisation?

• Übergabe von Ämtern: Was muss bei der Übergabe eines Amtes beachtet werden?

• Zugangsdaten: Welche Passwörter müssen gesperrt werden?

• Schlüsselrückgabe: Wo und wann gibt das Teammitglied die Zugänge und Schlüssel ab?

• Abgabe der Geräte: Welche digitalen Gerätschaften müssen zurückgegeben werden und wie?

• Information des Teams und Dank: Klare wertschätzende Kommunikation → macht Kultur erlebbar und hält Türen offen

Ziel und Wirkung:

• Sicherheit und Schutz der Organisation durch die ordnungsgemäße Übergabe von Zugängen und Informationen

• Ein datenschutzkonformer Abschied

• Ein wertschätzender Abgang, der das Verhältnis zwischen Organisation und Mitarbeitendem positiv abschließt

Wer also seinem Team von Beginn bis zum Schluss einen positiven Arbeitsrahmen gewährt, profitiert langfristig von einer höheren Mitarbeiterbindung. Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess können laut einer Studie die Bindung neuer Mitarbeitenden um 82 Prozent steigern und die Produktivität um 70 Prozent verbessern. Auch eine kontinuierliche Mitarbeiter-Förderung zahlt sich aus: Der LinkedIn Learning Workplace Learning Report zeigt, dass 94 Prozent der Mitarbeitenden länger bei einer Organisation bleiben würden, wenn in ihre persönliche Entwicklung investiert wird und ihnen Möglichkeiten des Lernens geschaffen werden. 

Erfolgreiches Offboarding als Reputationsfaktor

Besonders relevant ist auch ein sauberer Offboarding-Prozess für Unternehmen, da hier die Weichen für eine positive Unternehmensreputation gestellt und Sicherheitslücken geschlossen werden müssen. 60 Prozent der Befragten einer Studie geben an, dass ihre Bereitschaft, die jeweilige Organisation weiterzuempfehlen, wesentlich von der Art und Weise abhänge, wie sie im Offboarding behandelt werden. Ein gut durchgeführter Offboarding-Prozess reduziert außerdem die Wahrscheinlichkeit von Rechtsstreitigkeiten, da er Klarheit über die Austrittsbedingungen und eine ordnungsgemäße Vermögensrückgewinnung gewährleistet.  

Die gesamte Employee Journey smart gestalten

Schlussendlich bildet ein gut durchdachter Plan über die gesamte Employee Journey hinweg die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Indem eine Organisation alle Phasen meistert, kann sie langfristig Erfolge und Zufriedenheit erzielen, das Engagement der Mitarbeitenden fördern und die Grundlage für zukünftige Zusammenarbeit schaffen.

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