„So ganz remote geht das doch nicht. Wie stellt ihr denn die Beziehung zu den Mitarbeitenden her?“ Diese Frage höre ich häufig, wenn ich erzähle, dass unser Unternehmen seit seiner Gründung im Jahr 2005 vollständig remote arbeitet – lange bevor die Pandemie kam.

Eine der nächsten Fragen ist dann oft: „Und wie macht ihr das mit der Einarbeitung? Kommt ihr dafür ins Büro?“ Nein, das brauchen wir nicht. Wir haben ein „Blended Onboarding“-Programm entwickelt, das eine effiziente und wirkungsvolle Einarbeitung ermöglicht und perfekt auf unsere Unternehmenskultur abgestimmt ist. Dieses Programm ist mediendidaktisch so konzipiert, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an Wertschätzung erfahren und Selbstwirksamkeit erleben. Ein zentraler Baustein ist die Methode Social Video.

Bereits vor dem ersten Arbeitstag schaffen wir durch diese Art der Einarbeitung Transparenz, Orientierung und Beziehung – Werte, die für viele Arbeitnehmer:innen mehr zählen als ein hohes Gehalt. Diese Wertschätzung vom ersten Tag an fördert Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber und den Kolleg:innen, was in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten ein wichtiger Stabilitätsfaktor ist.

Unser Blended Onboarding besteht aus zwei Hauptphasen: Pre-Boarding (ca. 6 Wochen) und On-Boarding (ca. max. 12 Monate)

Pre-Boarding: Diese Phase bereitet das neue Teammitglied auf den Start im Unternehmen vor und informiert es umfassend. Gleichzeitig wird das bestehende Team auf die Ankunft des neuen Mitglieds vorbereitet. Je klarer die Rolle und Aufgaben der neuen Person definiert sind, desto besser kann das Team den Einarbeitungsprozess unterstützen. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass das Team bereits in den Auswahlprozess des/der neuen Kolleg:in involviert wird, was die spätere Aufnahme ins Team und die Beziehung zu den Kolleg:innen positiv beeinflusst.

On-Boarding: Die eigentliche Onboarding-Phase beginnt mit dem ersten Arbeitstag und dauert insgesamt etwa ein Jahr. Die ersten sechs Monate sind die intensivste Phase, in der die neuen Mitarbeitenden begleitet werden und zunehmend eigenständiger arbeiten. Vom ersten Tag an arbeiten sie an einem eigenen Projekt, was ihre Selbstwirksamkeit stärkt.

Die fünf zentralen Elemente des Onboarding-Prozesses

1. Onboarding-Plan: Ein geordneter Einarbeitungsprozess benötigt Struktur. Wir nutzen hierfür das Projektmanagement-Tool Asana. Hier werden Tasks und Termine eingetragen, was eine klare Orientierung und Querverlinkungen zu unseren Projekten ermöglicht. Der Onboarding-Plan wird während der Pre-Boarding-Phase von der Teamleitung erstellt und im gesamten Team besprochen. Eine zentrale Person, mit der der Plan detailliert durchgesprochen wird, ist der „Buddy“ des neuen Mitarbeitenden.

2. Buddy-System: Ein Buddy ist ein erfahrener Kollege, der das Unternehmen und seine Strukturen gut kennt. Diese Person steht dem neuen Teammitglied von Anfang an zur Seite, beantwortet Fragen und hilft bei Herausforderungen. Der Buddy übernimmt die Rolle der „Person auf dem Stuhl nebenan“, an die man sich ohne Hemmungen wenden kann.

3. Onboarding-Kurs und Meetings: Der Einstieg in ein neues Unternehmen hat viel mit Lernen und Orientierung zu tun. Unser Onboarding-Kurs ist ein virtueller Infodesk, der neue Mitarbeitende abholt und in das Unternehmen einführt. Mit Hilfe von Social Video können Fragen direkt im Video gestellt und beantwortet werden. Dies fördert eine interaktive Lernumgebung. Zudem richtet das neue Teammitglied sich den digitalen Arbeitsplatz ein und lernt die Kommunikations- und Arbeitstools kennen.

4. Videotagebuch: In den ersten vier Wochen erstellt das neue Teammitglied täglich eine Zusammenfassung des Erlebten in Form eines Videos. Dies fördert die Reflexion und Strukturierung der eigenen Gedanken und hilft, persönliche Ziele festzuhalten. Die Videos können auch mit anderen geteilt werden, was die Verbindung und Kommunikation im Team stärkt.

5. Regelmäßige 1:1-Gespräche: Während des ersten Jahres gibt es regelmäßige 1:1-Gespräche mit den direkten Vorgesetzten, um die Entwicklung und Zielstellungen gemeinsam zu überprüfen und anzupassen.

Der Schlüssel zum Erfolg: Social Video

Social Video spielt eine zentrale Rolle in unserem Onboarding-Prozess. Es fördert eine transparente Dokumentation und ermöglicht eine hohe Teilhabe des gesamten Teams. Neue Mitarbeitende können sich jederzeit einbringen und erleben eine wertschätzende Kommunikation. Videos transportieren Emotionen und Begeisterung effektiver als Texte, weshalb wir diese Methode bevorzugen.

Unser Blended Onboarding-Programm verbindet Effizienz, Wertschätzung und Selbstwirksamkeit. Es schafft eine stabile Basis für langfristige Loyalität und Erfolg – auch in einem vollständig remote arbeitenden Unternehmen.